Homeoffice und mobiles Arbeiten haben sich als feste Bestandteile des Arbeitslebens etabliert, auch wenn gerade viele Unternehmen gerne den Trend umkehren würden. Während diese Flexibilität viele Vorteile für Arbeitnehmer bietet, sehen Arbeitgeber neben vielen sozialen und teamorientierte Problemfelder, vor allem aus datenschutzrechtlicher Sicht, erhebliche Nachteile.
Mit der Arbeit von zu Hause oder unterwegs steigen die Sicherheitsrisiken. Die Bereitschaft von Arbeitnehmern, installierte Regeln zu befolgen, möglicherweise auch unbewusst abnimmt und die Einhaltung des Datenschutzes schwieriger zu kontrollieren ist, sinkt erheblich.
Höhere Risiken sind auch durch die Nutzung privater Gerätschaften zu registrieren. Arbeitnehmer nutzen, um sich bei der mobilen Arbeit zeitliche und organisatorisch-technische Vorteile zu verschaffen, private Endgeräte. Da werden dann auch schon einmal gerne private Geräte ohne Absprache für betriebliche Zwecke eingesetzt, seien es Computer, Handys oder auch ungeprüfte private USB-Sticks, die an betriebliche Geräte angeschlossen werden und dabei Malware übertragen können. Zudem ist es unterwegs oder im Homeoffice einfacher möglich, dass betriebliche Daten aus dem Unternehmen gelangen. Das kann sowohl unbeabsichtigt als auch ganz bewusst geschehen. Es können eben auch somit leichter Schadsoftware ins Unternehmen eingeführt werden, wenn diese außerhalb des Unternehmens zum Beispiel auf einen betrieblichen PC eingeschleust werden.
Darum ist es besonders wichtig, dass die Geschäftsführung klare Vorgaben zum Umgang mit privaten Geräten aufgestellt werden. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Entscheidung auch in der Praxis respektiert wird. Dazu sollten Sie in erster Linie eine klare und umfassende Richtlinie für die Nutzung von Geräten im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten entwickeln. Diese Richtlinie sollte klare Anweisungen für die Mitarbeiter enthalten, welche Geräte für die Arbeit genutzt werden dürfen und welche nicht.
Sie sollte auch die Konsequenzen für Verstöße gegen diese Richtlinie klar definieren. Darüber hinaus sollten Sie regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen zum Thema Datenschutz und Gerätenutzung im Homeoffice durchführen, um das Bewusstsein der Mitarbeiter für diese wichtigen Themen zu schärfen.
Zusätzlich zur Entwicklung einer Richtlinie und der Durchführung von Schulungen, ist es auch wichtig, dass der Datenschutzbeauftragte, aber auch die Geschäftsleitung, für den Dialog mit den Mitarbeitern bereitsteht, notfalls auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Sie sollten offen für Fragen und Bedenken sein und immer bereit sein, Unterstützung und Beratung zu bieten. Machen Sie deutlich, dass sich kein Mitarbeiter scheuen sollte, Fragen zu stellen, wenn es um die Verwendung von Geräten im Homeoffice oder bei mobilen Arbeiten geht. Eine offene und unterstützende Kommunikation trägt von vornherein dazu bei, eventuelle Missverständnisse zu klären und Fehler zu vermeiden. Es schafft zudem ein Arbeitsumfeld, in dem Datenschutz und Sicherheit ernstgenommen werden.