Unser Thema heute: Datenschutz und Office 365 - Passt das überhaupt zusammen?

Microsoft Office 365 ist die cloudbasierte Version des Office-Anwendungspakets von Microsoft. Enthalten sind die bekannten Programme Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access und Publisher sowie online nutzbare Office-Webanwendungen, Webspeicherplatz und weitere Kommunikationslösungen. Aus Sicht der meisten Anwender bietet Office 365 eine Menge Vorteile. Es ist zum Beispiel unglaublich praktisch, dass die Webanwendungen über eine Internetverbindung mit beliebigen Browsern nutzbar sind.


Wenn Sie bezüglich der Nutzung von Office 365 Zweifel haben, täuscht Sie Ihr Gefühl als Datenschutz­beauftragter nicht, denn der DS-GVO-konforme Einsatz von Office 365 in Unternehmen hat durchaus seine Tücken. Das niederländische Ministerium für Justiz und Sicherheit gab zum Einsatz von Office 365 eine Datenschutz-Folgenabschätzung in Auftrag und kam zu dem Ergebnis, dass der Einsatz von Office 365 nicht mit dem geltenden Datenschutzrecht in Einklang gebracht werden könne.


Ein Team von Datenschützern aus unserem Verband haben zu dieser Problematik selbst recherchiert, ob Office 365 und Datenschutz zusammenpassen. Die Einschätzung dieser Betrachtungen und Untersuchungen war zwar nicht so verheerend wie die des niederländischen Ministeriums, aber Vorsicht sei bei der Nutzung des Programms durchaus geboten. Ein Rückblick auf die Datenpannen und Sicherheitsvorfälle aus dem Jahr 2019 weist zum Glück zunächst auf nur wenige Probleme mit Office 365 hin. Dennoch fielen vom 29. Januar bis 1. Februar 2019 großflächig die Clouds für Office 365 aus. Ursächlich werden Netzwerkkomponenten sowie Störungen des DNS angegeben.


Lassen Sie uns im Hinblick auf Office 365 gemeinsam Ihre Optionen durchspielen. Es ist eher unwahrscheinlich, dass in Ihrem Unternehmen etwas anderes als Office in Zukunft genutzt wird. Das Office-Paket von Microsoft hat bei Bürosoftware immerhin einen Marktanteil von mehr als 92 Prozent und damit die Nase vorn! Das Unternehmen Office 365 wieder abschaffen, ist ebenfalls unwahrscheinlich, weil die Kollegen die vielen Vorteile zu sehr schätzen und darauf nicht mehr verzichten wollen bzw. können. Also bleibt eigentlich nur noch eine Option übrig: Sie akzeptieren den Einsatz von Office 365 mit der weitreichenden Cloudstrategie und sorgen dafür, dass Office 365 und Datenschutz in Zukunft zusammenpassen.


Das schafft jedoch selbst der beste Datenschutzbeauftragte nicht allein. Die gesamte Belegschaft des Unternehmens muss mit an einem Strang ziehen. Leider ist ein Desinteresse in der Belegschaft weit verbreitet, weil sie nur unzureichend durch die Geschäftsleitung oder des zuständigen Datenschutzbeauftragten sensibilisiert wurden. Die meisten Mitarbeiter in meinem Unternehmen interessieren sich kaum für den Datenschutz. Sie halten gerne an alten Gewohnheiten fest, weil es bequem ist.


Für viele Unternehmen und somit auch für seine Mitarbeiter ist der Datenschutz eine lästige Zusatzarbeit, welche die Digitalisierung bremst und die Geschäftsprozesse komplizierter macht. Selbst erfahrene Datenschutzbeauftragte haben hin und wieder den Eindruck, gegen eine Wand zu reden. Obwohl sie beispielsweise in der letzten Schulung über die Vergabe und sichere Aufbewahrung von Passwörtern gesprochen haben, kleben immer noch kleine Zettel mit „12345678“ an den Bildschirmen. Datenschutzverstöße eines unbelehrbaren Mitarbeiters können Ihr Unternehmen beispielsweise bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes Strafe kosten. Als Datenschutzbeauftragter würden Sie sich mitverantwortlich fühlen.


In einer Umfrage und vielen Gesprächen mit Datenschutzbeauftragten haben wir erfahren können, was im Alltag umgesetzt werden sollte, damit eine bessere und optimierte Umsetzung im Alltag realisieren können.


Hier die Ergebnisse im Überblick, was sich Datenschutzbeauftragte im Unternehmen wünschen würden:

  • Vermehrte Sensibilisierung und mehr Aufmerksamkeit der Kollegen und Mitarbeiter im betreuten Unternehmen, wenn es um den Themenkomplex „Datenschutz“ geht

  • Ansprechendes Schulungsmaterial, das die Belegschaft sensibilisiert und zur Umsetzung der Datenschutzrichtlinien motiviert

  • Hilfe bezüglich der komplexen Gesetzeslage

  • Mehr Sicherheit, alles richtig zu machen

  • Denkanstöße für den privaten Bereich für optimalen Schutz ohne große Änderungen der Gewohnheiten

  • Keine Datenpannen oder andere Verstöße gegen den Datenschutz

  • Weniger Zeitdruck für die Erledigung der Datenschutz-Aufgaben

Benötigen Sie Hilfe bei dieser Umsetzung, dann wenden Sie sich vertrauensvoll an uns! Wir beraten Ihr Unternehmen gerne und Helfen auch bei der optimalen Umsetzung der geforderten Datenschutzaufgaben. Alle notwendigen Kontakt-Angaben finden Sie bequem auf unserer

Webseite www.TLC-Berlin.de!