Unternehmen im Lockdown oder im Ausnahmezustand – wie kann ich mich vorbereiten

Coronavirus, Lockdown, Umweltkatastrophen, regionale und weltweite Notlagen und Homeoffice: Drei Worte, die du als Unternehmer sicherlich nicht so gerne hören wirst. Doch als Geschäftsführer haben Sie die Möglichkeit, das Beste daraus zu machen. Die folgenden Betrachtungen und die fünf hilfreiche Punkte sollten Sie in einem solchen Falle eines Lockdowns oder einer anderen außergewöhnlichen Situation beachten, damit Sie auf alles vorbereitet sind. Niemand weiß wirklich, ob Büros geschlossen werden müssen oder Produktionsstrecken stillgelegt werden müssen.


A: Doch wie gut hast du deine Firma zuletzt darauf vorbereitet?

B: Konntet ihr aus dem Homeoffice genauso gut arbeiten, wie sonst auch?

C: Wenn nicht, sind diese fünf Punkte zur Lockdown-Vorbereitung ein erster Schritt zur Bewältigung.


Die folgenden fünf Punkte sollten Sie beachten.


1. Stelle nach Möglichkeit auf Cloud-Anwendungen um

Ob deine Firma nun aus dem Homeoffice arbeitet oder nicht, Cloud-Anwendungen sind nicht nur eine Vorbereitung auf einen möglichen Lockdown, sondern eine Investition in die Zukunft. Mit dem Thema Cloud solltest du dich als Chef auf längere Sicht beschäftigen. Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Sie verabschieden Ihre Mitarbeiter freitags ins Wochenende. Alle PCs und Laptops bleiben im Office stehen. Am Sonntag kommt die Meldung, dass Ihr das Büros nicht mehr öffnen dürft und alle aus dem Homeoffice arbeiten müssen.

Möglichkeit A: Deine Mitarbeiter können sich nur über den PC im Büro anmelden, weil alle Programme dort installiert sind. Du musst dich also darum kümmern, dass die Hardware zu deinem Team gelangt. Problematisch und mit Sicherheit erhöhtem Aufwand verbunden. Was passiert, wenn Ihre Büros nicht mehr zu betreten gehen? Haben Sie dies alles in Ihrem Konzept berücksichtigt und alle Vorkehrungen getroffen?

Möglichkeit B: Sie haben alle möglichen Softwareprodukte auf Cloud-Anwendungen übertragen. Deine Angestellten klappen zu Hause ihren privaten Laptop auf und fangen an zu arbeiten. Dabei sollten Sie aus Datenschutzrechtlichen Bedenken die Nutzung privater Hardware auf alle Fälle untersagen! Hier warten unerwartete Probleme! Sie Ihre Mitarbeiter für ein solches Verfahren geschult und belehrt? Wissen wirklich alle Mitarbeiter genau und lückenlos Bescheid?


2. Kümmere dich jetzt um die Hardware

Wenn der Lockdown kommt, stürzen sich alle gleichzeitig auf die Hardware. Verspielen Sie also nicht den Vorsprung und sorge schon jetzt für die technische Ausstattung. Videokonferenzen sind hilfreich, erforderlich und auch im Homeoffice gut als Team zu arbeiten. Die meisten Laptops sind mit einer Facecam ausgestattet. Bei Desktop-PCs verlangen dafür gewisse Investitionen, wenn sie aus dem Homeoffice arbeiten müssen.

Eventuell ist es sogar sinnvoll, komplett auf Laptops oder Tablets umzustellen. Informieren Sie sich, welche Leistungen die Endgeräte Ihrer Mitarbeiter haben müssen, damit die benötigte Software lauffähig ist. Mobile Geräte können euch das Arbeiten deutlich erleichtern. Ob im Homeoffice oder im Büro. Wofür Sie sich letztendlich entscheiden, ist Ihre Entscheidung. Je schneller Sie sich darum kümmern, desto besser!


3. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter vor

Haben Sie sich schon mit deinem Team zusammengesetzt und alle Zuständigkeiten abgesprochen? Wenn nicht, solltest du das zur Lockdown-Vorbereitung schnellst möglich jetzt tun. Die Arbeitsabläufe können sich durch das Homeoffice deutlich verändern. Damit alles geordnet abläuft, sollten Sie schnellst möglich alle Verfahren und Arbeitsabläufe überarbeiten oder ggf. neu ausarbeiten. Dabei legen Sie eindeutig schon jetzt die Verantwortlichkeiten für den Ernstfall fest. So können Sie Ihre Mitarbeiter persönlich Informieren und ausgiebig schulen. Damit erhalten auch Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit der Rücksprache, sodass sich niemand ungerecht behandelt fühlt.


4. Halte den Unterschied zur Büroarbeit gering

Homeoffice ist ein guter Test für das Vertrauen zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern. Trotzdem ist es wichtig, die Routinen aus dem Büroalltag zu übernehmen und auch für die notwendigen sozialen Kontakten zu sorgen. Bei einem Lockdown ist dies fast gar nicht möglich, deshalb sollte man dies mit geeigneten Mitteln versuchen zu kompensieren. Dabei geht es beispielsweise darum, Arbeits- und Pausenzeiten beizubehalten. Auch Teammeetings solltest du durch die Heimarbeit nicht vernachlässigen und auch für einen gewissen Anteil an allgemeinen Gespräch ermöglichen. Wenn Ihre Mitarbeiter den ganzen Tag alleine vor dem Rechner (PC) sitzen, ist die Motivation schnell mal im Keller und kann auch bei längerer Zeit des Lockdowns zu erheblichen Depressionen führen. Erinnere sie öfter daran, wofür Sie alle gemeinsam arbeitet und dass die Zeit wieder vorüber geht.


5. Probe den Ernstfall

Simulieren Sie die Situation und testen Sie die Homeoffice-Planung mit Ihrem Team. So können Sie testen, was gut läuft und was noch verbessern ist. Es ist auch mal nicht schlecht, etwas frischen Wind in den Büroalltag zu bringen. Ihre Mitarbeiter werden erfreut sein, dass Sie ihnen das Vertrauen schenken. Sie werden Ihnen beweisen wollen, dass Sie auch ohne persönliche Kontrolle auf sie zählen können. Probieren Sie aus, wieviel Meeting-Zeit Sie regelmäßig benötigen. Vergiss dabei aber nicht die Phasen, in denen Sie die To Dos abarbeiten müssen.


Wichtig an dieser Stelle bleibt aber, dass Sie sich in Ruhe und unter Beachtung aller Erfordernisse wie Arbeitsschutz, Arbeitsstättenverordnung, Datenschutz, uvm. beachten! Dabei sollte auch ein Konzept erstellt werden und dieses kontinuierlich abgearbeitet werden. Wichtig ist die konsequente Umsetzung und deren eindeutigen Beschreibung!

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