auch für kleine und mittelständige Unternehmen – eine große Herausforderung und spezielle Risiken für das internen Meldesystems - des internen Meldekanals
Zum besseren Schutz von Hinweisgeber – „Whistleblowern” – sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vor, Unternehmen zum Einrichten von internen Meldestellen zu verpflichten. Über diesen sollen Hinweisgeber bestimmte Rechtsverstöße melden können. Die Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldekanals gilt für Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden. Ab dem 17. Dezember 2023 wird diese Verpflichtung für alle Unternehmen mit weniger als 249 und regelmäßig mindestens 50 Beschäftigten gelten.
Für viele Unternehmen stellt das HinSchG eine Herausforderung dar, die sie mit den vorhandenen Ressourcen nur schwer bewältigen können. Zudem sind auch die Anforderungen an den internen Meldekanal hoch – denn die Vertraulichkeit persönlicher Daten darf zu keinem Zeitpunkt gefährdet sein. Es ist daher genauestens abzuwägen, ob auf eine interne Lösung zurückgegriffen oder für die Betreuung des Meldekanals ein externer, auf IT- und Rechtssicherheit spezialisierter Dienstleister beauftragt wird.
Die Anforderungen an den internen Meldekanal
Ziel des HinSchG ist es, Whistleblowern die Möglichkeit zu bieten, in einem vertraulichen Umfeld Informationen und Hinweise abzugeben – ohne Repressalien fürchten zu müssen.
Es ist im Interesse des Unternehmens, dass Hinweisgeber einen internen Meldekanal nutzen können. Andernfalls bliebe ihnen nur, sich direkt an die Behörden (externer Meldekanal) oder gar über die Medien an die Öffentlichkeit (Offenlegung) zu wenden. Die Folgen für Unternehmen wären in diesem Fall weitaus schwerwiegender, als den Hinweis selbst auf seine Stichhaltigkeit hin zu überprüfen. Im Rahmen der Stichhaltigkeitsprüfung ist zu ermitteln, ob und welche Folgemaßnahmen notwendig sind.
Der interne Meldekanal sollte daher so ausgestaltet sein, dass er für Whistleblower immer die erste Anlaufstelle ist. Das ist er vor allem dann, wenn sich die Personen sicher sein können, dass ihre persönlichen Daten jederzeit geschützt sind und die Weitergabe von Informationen zu keiner Zeit Rückschlüsse auf sie zulässt. Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nur mit ihrer Zustimmung weitergegeben werden. Zudem müssen Hinweise schriftlich, mündlich oder auf Verlangen einer hinweisgebenden Person auch persönlich abgegeben werden können.
Die Risiken des internen Meldekanals
Ungeachtet der Verpflichtung, die sich aus der Umsetzung des HinSchG ergibt, sind Hinweisgebersysteme wichtige Bausteine im Rahmen von Compliance-Management-Systemen. Sie helfen dabei sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten und Maßnahmen ergriffen werden, um Rechtsverstöße zu vermeiden.
Eine unzureichende Sicherheit des technischen Systems beispielsweise kann Verstöße gegen das Datenschutzgesetz bzw. das Gebot zur Vertraulichkeit zur Folge haben und Schadenersatzforderungen oder Ordnungswidrigkeiten nach sich ziehen. Zudem ist damit der Schutz der hinweisgebenden und sonstigen beteiligten Personen selbst nicht mehr vorhanden.
Wird eine interne Meldestelle nicht ordnungsgemäß eingerichtet oder betrieben, kann dies eine Ordnungswidrigkeit darstellen. Zudem dürfen Hinweisgeber:innen nicht daran gehindert werden, mögliche Rechtsverstöße zu melden. Dies wird nicht nur als Ordnungswidrigkeit geahndet, sondern kann ebenso Schadenersatzforderungen verursachen.
Gelingt es Unternehmen nicht, mit dem internen Meldekanal und der dazugehörigen Prozesstransparenz das notwendige Vertrauen auf Mitarbeitendenseite zu schaffen, besteht das Risiko, dass Whistleblower sich direkt an externe Meldestellen wenden. Unternehmen droht damit nicht nur, dass Geschäftsgeheimnisse preisgegeben werden. Auch das Risiko eines Reputationsschadens ist immens.
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